Dataskydd – skillnaderna mellan filhistorik, säkerhetskopiering och arkivering

För oss alla, som arbetar i stort sätt hela tiden digitalt, är det viktigt att förstå skillnaden hur all vår information hanteras vid en incident.
Tre viktiga begrepp som kommer upp när vi pratar om dataskydd är filhistorik, säkerhetskopiering och arkivering. Dessa tre koncept blandas dock ofta ihop, vilket kan påverka verksamhetens dataskydd negativt. Genom att förstå skillnaderna på begreppen är det lättare att bygga en säker strategi för bevarandet av data ifall något skulle hända. Det är bra att ha en plan klar om någon råkar ta bort filer, om en hårddisk går sönder eller om verksamheten i värsta fall blir drabbad av ransomware.

Låt oss utforska vad varje begrepp innebär, de stora skillnaderna mellan dem och varför dessa kompletterar varandra olika situationer.

Filhistorik

Filhistorik är en funktion som finns i bland annat Windows, som lagrar tidigare versioner av filer. Ifall du skulle råka göra en oönskad ändring i en fil, så kan du återställa den till en tidigare version. Varje gång du sparar en fil, skapar datorn en ny post i filhistoriken med information om vem som gjorde ändringen, när ändringen gjordes och vad som ändrades. Det är särskilt användbart i situationer där samarbete är viktigt och när du behöver följa upp ändringar i ett dokument över tid. Men det kan även fungera som en extra livlina om någonting skulle hända med filen du jobbat med.

Säkerhetskopiering

Säkerhetskopiering innebär att du skapar en kopia av dina data eller filer för att skydda dem mot dataförlust. Dessa kopior skall med fördel vara lagrade på en annan geografiskt plats, för att gardera sig mot single point of failure. Syftet med säkerhetskopiering är att säkerställa att du kan återställa dina data om något oväntat inträffar. Exempelvis ifall en hårddisk (eller flera) skulle krascha, en dator i nätverket blir utsatt för ett virus eller en oavsiktlig radering sker.

Säkerhetskopiering är grundläggande för att försäkra sig om att kritisk information inte går förlorad. Faktum är att försäkringsbolag i allt högre grad ställer krav på att det ska finnas en robust säkerhetskopiering. Även kunder och leverantörer börjar ställa högre krav på sina samarbetspartners om att skydda sin data.

Arkivering

Arkivering innebär att du flyttar filer eller data från din maskin till en särskild lagringsplats avsedd för bevarande. Arkiverade filer är oftast inte direkt tillgängliga, men de blir sparade för framtida behov.

Arkivering används vanligtvis för att hantera äldre data som inte längre är i daglig användning men som ändå måste bevaras. Exempelvis är det en bra idé att med jämna mellanrum arkivera gamla mail då de tar upp plats på mailservern.

Då det finns juridiska krav på att bevara dokumentation så som fakturor en viss tid, är arkivering lämpligt istället för att ta bort datan helt och hållet. Arkivering kan dessutom bidra till att organisera data och minska trängsel i aktiva lagringsutrymmen.

Användningsområden

Alla tre koncept är viktiga för att säkerställa ett adekvat dataskydd, men de uppfyller även olika ändamål. Filhistorik används främst när du behöver följa ändringar i dokument över tid och samarbeta med andra. Det är idealiskt för projekt och dokument som uppdateras regelbundet. Det ger ett litet skydd mot oavsiktliga ändringar – men detta skydd är inte tillräckligt för att säkra din data.

Säkerhetskopiering är den viktigaste åtgärden för att skydda dig och din verksamhet mot oväntade dataförluster. Med rätt strategi skyddar du dig mot mängder av katastrofer – såsom trasiga hårddiskar, översvämningar, omedveten dataradering eller virus och ransomware. Genom att säkerhetskopiera regelbundet – och följa 3-2-1-regeln – kan du se till att din data alltid finns sparad och går att återställa ifall olyckan skulle vara framme.

Arkivering är snarare ett verktyg för hantering av data än som skydd för data. Det kan avlasta utrymmet på dina hårddiskar och hjälpa dig att sortera gammal data – vilket är användbart då vi samlar in kopiösa mängder med data i våra verksamheter idag. Arkivering är även bättre än en komplett radering av information av juridiska eller arkivmässiga skäl. Exempelvis måste vi spara elektroniska fakturor och bokföring ett visst antal år – där kommer arkivering perfekt till hands.

Bra var för sig – men riktigt bra skydd tillsammans

I många situationer är en kombination av dessa tre metoder den mest försvarliga strategin. Genom att använda filhistorik, arkivering och säkerhetskopiering på ett strategiskt sätt säkerställer du att du har ett aktuellt dataskydd.

Att förstå skillnaderna mellan filhistorik, arkivering och säkerhetskopiering är avgörande för en effektiv datahantering. Anpassa din användning av dessa begrepp efter dina specifika behov för att säkerställa att din information är säker, tillgänglig och bevarad på ett effektivt sätt.

Kontakta oss ifall du har fler frågor eller behöver hjälp med att implementera en robust och säker strategi för datahantering! Vi är experter på lagring och backup av viktig information, och vi använder oss alltid av de senaste teknikerna för att säkerställa att våra lösningar är robusta. Boka in ett möte, så analyserar vi er nuvarande situation och presenterar en lösning som är kostnadseffektiv och säker!